Les ressources humaines englobent un grand nombre de fonctions et d’opérations complexes (recrutement, évaluation, gestion des dossiers et des données des collaborateurs, etc.). Des tâches souvent répétitives, chronophages et qui génèrent quantité de données sensibles devant être maniées avec prudence. Laurent Cuénoud, Directeur de ScaleUp Project, explique comment l’application Zoho People l’aide à offrir une expérience collaborateur optimale grâce à l’automatisation et à la collaboration permises par cet outil de gestion du capital humain (GCH) .

A quoi sert Zoho People ?

Laurent Cuénoud (L.C.) : Zoho People est un système de gestion des RH à 360°. À la fois simple, complet, flexible et sécurisé, cet outil en SaaS nous permet de gérer tous les processus RH et de nous consacrer pleinement à nos collaborateurs. Cette application a l’avantage de réunir sur une plateforme collaborative trois types d’acteurs : les collaborateurs, les managers et les responsables RH. Chacun va pouvoir trouver des réponses à ses besoins afin de mener à bien sa mission dans l’entreprise : onboarding, planning, gestion des absences, des vacances, gestion de l’apprentissage, règlement interne… De plus, cet outil permet de récolter les feedbacks et les suggestions des collaborateurs au sujet de la vie de l’entreprise.

Quelles sont les fonctionnalités phares de cet outil ?

L.C. : En termes de fonctionnalités, chacun des trois types d’acteurs mentionné plus haut va pouvoir y trouver son compte.

Du côté du collaborateur, tout d’abord, je dirais que l’élément fort est sans doute le self-service qui constitue le point d’accès unique dans lequel ce dernier va pouvoir : gérer son temps de travail, suivre ses heures supplémentaires, ses absences en tous genre et consulter son solde de vacances. Il va également pouvoir suivre ses objectifs et ses évaluations à 360 degrés (son auto-évaluation, l’évaluation de ses pairs, de ses subordonnés et celles du management). Le suivi des demandes et les interactions avec ses supérieurs sont ainsi facilitées. Enfin, il va pouvoir y retrouver tous ses documents officiels : contrat, fiches de salaires, règlement du personnel ainsi que les différents processus en vigueurs dans l’entreprise. 

Le profil manager, quant à lui, bénéficie d’une vue d’ensemble sur son équipe et tire avantage de l’automatisation de certains processus tels que les approbations et/ou les évaluations de la performance de ses collaborateurs. Lors de situations délicates à traiter, il peut également solliciter facilement un avis ou de l’aide auprès des RH.

Enfin, du côtés des responsables RH, l’outil facilite la gestion des situations – souvent diverses et complexes ! – de travail et simplifie la mise en place et le suivi des directives et du règlement du personnel.

Pour ma part, en tant que Directeur, j’apprécie particulièrement l’interface simple et intuitive de l’application, ainsi que la possibilité d’automatiser un grand nombre de processus. Zoho People s’intègre notamment avec Zoho Recruit (autre application de l’écosystème Zoho One dédiée au recrutement), ce qui permet de prendre en charge l’ensemble de l’expérience collaborateur, du recrutement au départ de ce dernier, en passant par son développement dans l’entreprise.
Son intégration avec la suite Zoho Finance permet, quant à elle, de récupérer la saisie des heures dans l’outil de facturation et d’intégrer la validation et le remboursement des notes de frais, ce qui représente un gain de temps et d’énergie considérable.

Pourquoi se doter d’un outil de gestion du capital humain comme Zoho People ?

L.C. : La crise du COVID.19 a mis en exergue l’importance de pouvoir travailler à distance tout en ayant facilement accès aux données de l’entreprise, depuis son ordinateur, sa tablette ou son mobile.
Se doter d’un outil comme Zoho People permet de renforcer le lien entre les collaborateurs, de communiquer facilement, de se doter de garde-fous garantissant un bon niveau de confiance entre l’entreprise et ses collaborateurs. Au-delà de l’automatisation des processus, Zoho People joue un véritable rôle de cordon ombilical entre le collaborateur et son entreprise.

Envie d’en savoir plus sur Zoho People ?

Nous vous proposons une démo gratuite de l’outil en visio ou en présentiel, selon vos disponibilités.

Tradition incontournable pour témoigner son intérêt à ses partenaires, clients et collaborateurs, le moment d’envoyer vos cartes de vœux d’entreprise est bientôt arrivé ! Vous craignez de devoir passer de longues soirées à rédiger vos messages, à coller des timbres et à lutter pour n’oublier aucun nom figurant dans votre carnet d’adresse ? Et si vous utilisiez la puissance du digital pour vous aider ?!
Découvrez nos sept astuces pour gagner en efficacité et épater votre réseau grâce à l’automatisation.

1. Créez un visuel irrésistible et personnalisé grâce à un outil de conception graphique gratuit en ligne.

Vous pouvez par exemple utiliser l’outil Canva pour créer une jolie carte de voeux à l’image de votre entreprise. Les fonctionnalités de base de l’outil sont gratuites et permettent largement de créer un contenu unique en cohérence avec l’identité de votre marque sans pour autant être un graphiste chevroné.

2. Utilisez un outil d’emailing adapté et accessible

Désormais, plus besoin de savoir coder pour faire un contenu personnalisé et responsive grâce à des outils tels que Zoho Campaigns (vidéo de présentation ci-dessous). Très facile à utiliser avec sa fonction de glisser-déposer, son interface intuitive vous fera gagner un temps précieux. Bonus : vous trouverez également une bibliothèque de modèles prêts à être utilisés pour les cas où vous n’auriez pas le temps de créer un contenu “from scratch”.

3. Personnalisez l’objet et le contenu de votre email grâce aux balises de fusion

Vous pourrez ainsi vous adressez à vos contacts en les appelant par leur prénom, par exemple. Rien de tel pour faire plaisir, renforcer la confiance et augmenter son taux d’engagement. Pensez également à envoyer vos emails en personne et non pas avec une adresse de type info@votreentreprise.com. Dans une boîte de réception déjà saturée, l’œil aura plus tendance à s’attarder sur un prénom que sur le nom d’une société. En bref, restez humain !

4. Testez la délivrabilité de votre email

Avant d’envoyer vos cartes par millier, testez, testez, testez ! Cette astuce peut sembler triviale mais quand on sait qu’un email sur 6 n’arrive pas dans la boîte de réception de son destinataire, on se dit que qu’effectuer des tests avant envoi est définitivement une bonne idée ! Des outils tels que Mail-Tester ou ISnotSSPAM, tous deux gratuits, pourront vous aider à augmenter votre taux de délivrabilité.

5. Segmentez votre audience pour personnaliser votre message et ajuster votre ton

Vous pouvez par exemple segmenter votre base de données en fonction du type de relation que vous avez avec les contacts auxquels vous souhaitez envoyer vos vœux. Vous pourrez ainsi différencier votre message et vous adresser spécifiquement à vos amis, à vos collaborateurs, à vos partenaires et à vos clients.

6. Trouvez le meilleur timing pour que votre carte soit ouverte et lue

La carte de vœux véhicule l’image de votre entreprise. L’envoyer en temps et en heure est donc un signe de ponctualité et de réactivité.  Généralement, il est conseillé d’envoyer ses cartes de Noël dans la première quinzaine du mois de décembre afin que vos contacts puissent les lire et les recevoir avant le 24 décembre. Attention, ces coutumes peuvent varier d’un pays à l’autre, pensez à vous renseigner.

7. Suivez et analysez vos résultats pour voir qui a reçu, ouvert et/ou répondu à votre carte de vœux 2.0

Ensuite ? Essayez d’itérer un changeant l’une ou l’autre des variables pouvant impacter vos résultats. Modifier l’objet de votre message ou l’heure d’envoi de vos emails peut faire une différence importante sur vos taux d’ouverture ou taux de clic. Enfin, faites remonter ces informations dans votre CRM afin d’enrichir la vue 360 de vos clients.

En conclusion…

Combiner la puissance des outils de conception graphique gratuits en ligne et l’automatisation du marketing, vous permet de facilement mettre en place un système évolutif pour envoyer non seulement vos cartes de vœux de fin année, mais aussi, par exemple, pour envoyer des cartes personnalisées pour les anniversaires ou pour remercier vos clients. Y inclure un bon de réduction ou un bon cadeau peut également contribuer à maximiser l’opportunité de créer un véritable lien avec votre client de manière durable.

Alors, prêt.e à passer à l’action ?